Mi madre es una de las más productivas las personas que conozco. Ella es de 78 años y todavía trabaja a tiempo completo como asistente personal del director ejecutivo de un banco. (Yo vengo de una gran genes-se me hace muy optimista acerca de mi futuro a largo plazo!) Uno de sus secretos a la productividad es lo que se denomina a menudo "tickler un archivo." Solía ser una herramienta de organización popular, pero finalmente cayó por el camino. Tickler El archivo es un sistema de recordatorio sobre la base de los días del mes y los meses del año. Simplemente consta de dos conjuntos de carpetas de archivos: "1o-31o" y "de enero a diciembre." Es hora de que ese viejo sistema de vuelta.

Las encuestas muestran que la gente de los niveles de estrés se encuentran en un máximo histórico. Una de las principales fuentes de que el estrés es la sobrecarga de información. La información llega en cinco maneras: en papel, electrónicamente, a través de correo de voz, a través de mensajes verbales, y como pensamientos en su cabeza.

Piense en un 5-carril de autopista. Usted es el exceso de velocidad por la carretera cuando de repente usted ve de naranja de barriles-usted sabe que está en problemas. Eso es exactamente lo que sucede cuando usted se sienta en su escritorio y se ven abrumados con por dónde empezar. ¿Te comenzar con el e-mail? La mayoría de las personas, pero debe usted? La más alta prioridad podría estar en el "en la casilla" no se ha estudiado en días-o podría ser de la idea que tenía al mismo tiempo de tomar una ducha? Tienes la sobrecarga de información y necesita una manera de hacer frente con ella.

Gestión de la información Para conquistar una pila de papeles-permiso, boletines, tarjetas de informe, proyectos de ley, y para leer los artículos a emplear estas medidas cinco productivo.

• Descartar. He gastado mucho tiempo la promoción de la facultad de tirar cosas. Pregúntese, "¿Cuál es la peor cosa que pasaría si yo no tenía o que no hacer esto?"

• Delegado. Si no está delegando algunos de sus trabajos, ¿por qué no? El más productivo de personas en el mundo son los que gastan el 80% de su tiempo haciendo lo único que pueden hacer y que rodean a las personas cuyos talentos son complementarios a los suyos.

• Hágalo ahora. Pregúntese, "¿Es el cuidado de este el mejor uso de mi tiempo ahora?"

• Archivo de referencia. Estas son las cosas que desea o necesidad de mantener para futuras referencias. Desarrollar o utilizar un buen sistema de archivo (como la domesticación de tigre de papel, información que figura a continuación), así que usted puede encontrar los temas fácilmente y rápidamente.

• Archivo de seguimiento. Estas son las cosas que desea o necesita hacer. En el Paper Tiger sistema de software, ponemos estos temas en los archivos de Acción para que pueda encontrar cuando llegue la hora de tomar actuar sobre ellos. La tarea no será olvidado, porque el Tigre de papel puede imprimir recordatorios semanales o usted puede poner una simple nota en la tickler archivo.

La pregunta importante no importa cómo llega la información, su primera reacción es, probablemente, "Tengo que cuidar de esto ahora." Si se toma en serio sobre el aumento de su productividad y dar prioridad a su trabajo, la cuestión tiene que responder es: "¿Cuándo? "Como de miedo ya que es a veces, usted tiene que decidir. Al determinar qué fecha a tomar medidas, poner en el recordatorio de su tickler sistema de archivos. Ahora tienes una herramienta que le permite dar prioridad a su trabajo y para medir si la interrupción del momento es más importante que lo que ha dicho que ibas a hacer hoy.

Cuando la gente escucha acerca de este sistema, su primera reacción es a menudo el temor-temor de cometer errores, miedo de asumir otra tarea, miedo al fracaso. Pero recuerde que viejo refrán, "Si sigues haciendo lo que estás haciendo, vas a seguir recibiendo lo que usted está recibiendo!" Después de probar el sistema de archivos tickler por primera vez, un cliente dice, "la paz de la instantánea cuenta! "¿Estás listo para algo viejo y mejor?

© Barbara Hemphill es el autor de Kiplinger del Taming the Paper Tiger en el trabajo y Taming the Tiger de papel en el hogar y co-autor de Amor se pierde o: Vivir libre de desorden siempre. La misión del Instituto de Productividad Hemphill es ayudar a individuos y organizaciones crear y mantener un entorno productivo para que puedan realizar su trabajo y disfrutar de sus vidas. Hacemos esto mediante la organización de espacio, la información, y en el tiempo. Podemos ser alcanzados en 800-427-0237 o en Http://www.ProductiveEnvironment.com

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